Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Laura Meints Fotografie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Vestigingsplaats: Oude Pekela

E-mail: info@laurameintsfotografie.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aanvraag of opdracht verwerken wij:

• Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Soort fotoshoot en gewenste datum.
• Informatie uit het contactformulier en correspondentie.
• Opdrachtgegevens, locaties, pakketten en afspraken.
• Ondertekende overeenkomsten en handtekeningen.
• Factuur-, betaal- en administratieve gegevens.
• Foto’s waarop personen herkenbaar zijn.
• Vastgelegde toestemming voor publicatie van foto’s.

3. Contactformulier

Via het contactformulier verzamelen wij naam, e-mailadres, gekozen onderwerp of soort shoot en het bericht van de aanvrager. Een telefoonnummer kan vrijwillig worden ingevuld. Een gewenste datum kan in het bericht of tijdens vervolgcontact worden besproken.

Deze gegevens gebruiken wij om aanvragen te beantwoorden, beschikbaarheid te bespreken en eventueel een overeenkomst voor te bereiden.

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, worden in beginsel uiterlijk zes maanden na het laatste contact verwijderd.

Een aanvraag via het formulier is vrijblijvend en vormt geen boeking.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het beantwoorden van aanvragen: ter voorbereiding van een mogelijke overeenkomst of, waar passend, op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Het plannen, uitvoeren en leveren van fotografieopdrachten: uitvoering van een overeenkomst of een andere toepasselijke grondslag voor gegevens van deelnemers.
• Facturering en administratie: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Het behandelen van klachten en juridische aanspraken: gerechtvaardigd belang of toepasselijke wettelijke verplichtingen.
• Promotionele publicatie van herkenbare foto’s: op basis van afzonderlijke toestemming wanneer die vereist is.

5. Foto’s en beeldmateriaal

Herkenbare foto’s kunnen persoonsgegevens zijn.

Wij gebruiken gemaakte foto’s voor het uitvoeren van de afgesproken opdracht, waaronder selectie, nabewerking en levering.

Het maken van een foto betekent niet automatisch dat deze openbaar mag worden gepubliceerd.

6. Website, portfolio en sociale media

Voor promotioneel gebruik van herkenbare foto’s vragen wij waar nodig afzonderlijke toestemming voor:

• Website en online portfolio.
• Zakelijke sociale media, waaronder Instagram, Facebook en TikTok.

Toestemming is vrijwillig en kan op ieder moment worden ingetrokken via info@laurameintsfotografie.com.

Na intrekking beëindigen wij het verdere gebruik op basis van die toestemming en verwijderen wij de betreffende foto’s waar vereist van onze eigen kanalen.

Eerdere rechtmatige verwerking wordt door intrekking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Wij kunnen niet garanderen dat eerder door derden opgeslagen kopieën volledig van het internet verdwijnen.

7. Minderjarigen

Wij behandelen persoonsgegevens en foto’s van kinderen met extra zorg.

Voor publicatie op basis van toestemming vragen wij toestemming aan de wettelijk bevoegde ouder of vertegenwoordiger wanneer dit vereist is.

Bij groepsfoto’s met meerdere gezinnen is toestemming van één opdrachtgever niet automatisch voldoende voor alle herkenbare deelnemers.

Daarom gebruiken wij waar nodig afzonderlijke toestemmingsformulieren.

8. Bewaartermijnen

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• Niet-doorgegane aanvragen: maximaal zes maanden na het laatste contact.
• Geleverde beeldbestanden: zes maanden na levering, tenzij een andere geldige grondslag langere bewaring rechtvaardigt.
• Promotionele foto’s: zolang de toestemming geldig is en de verwerking noodzakelijk blijft voor het betreffende doel.
• Facturen en fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale regels.
• Overeenkomsten en administratieve correspondentie: zolang noodzakelijk voor wettelijke administratie, uitvoering van de overeenkomst of onderbouwing van rechtsaanspraken.
• Toestemmingsregistraties: zolang noodzakelijk om gegeven of ingetrokken toestemming aantoonbaar te maken, met inachtneming van de AVG.

9. Betalingen

Betaling vindt plaats via bankoverschrijving, Rabobank of een betaalverzoek via bijvoorbeeld Tikkie.

Voor de uitvoering van betalingen verwerken de betrokken banken en betaaldiensten de noodzakelijke gegevens volgens hun eigen privacyregels.

10. Levering via WeTransfer

Voor digitale levering kunnen wij WeTransfer gebruiken.

Daarbij worden de noodzakelijke beeldbestanden en gegevens via deze dienst verwerkt.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het downloaden binnen de aangegeven beschikbaarheidstermijn.

11. Fotoboeken en fotoproducten

Wanneer een fotoboek wordt besteld, kunnen wij de daarvoor noodzakelijke foto’s uploaden naar Abelli.

Wij delen uitsluitend gegevens die nodig zijn om het fotoproduct te vervaardigen en te leveren.

12. Sociale-mediaplatforms

Wij kunnen foto’s met geldige toestemming publiceren via Instagram, Facebook en TikTok.

De betreffende platforms verwerken mogelijk zelfstandig persoonsgegevens. Op hun verwerking zijn hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing.

13. Boekhouding

In de toekomst kan een boekhoudprogramma of externe administratieve dienstverlener worden gebruikt.

Wanneer dat gebeurt, zorgen wij waar nodig voor passende afspraken over gegevensbescherming en actualiseren wij deze verklaring.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Onze laptop is met een wachtwoord beveiligd. Foto’s worden opgeslagen op interne of externe opslagmedia. Externe harde schijven worden op een veilige plaats bewaard.

Wij beoordelen aanvullende beveiligingsmaatregelen wanneer onze werkzaamheden of systemen veranderen.

15. Delen met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld met:

• WeTransfer.
• Abelli.
• Banken en betaaldiensten.
• Hosting- en websiteproviders.
• Sociale-mediaplatforms bij publicatie.
• Een eventueel toekomstig boekhoudprogramma of administratieve dienstverlener.

Waar wettelijk vereist worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

16. Websitehosting en cookies

Onze website en het zakelijke e-mailadres worden gehost bij STRATO.

De gebruikte cookies, eventuele analysetools en andere technische diensten moeten nog definitief worden geïnventariseerd.

Noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor de werking van de website. Voor andere cookies wordt onderzocht of voorafgaande toestemming vereist is. Trackingcookies worden niet zonder de wettelijk vereiste toestemming geplaatst.

Deze paragraaf moet worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld zodra de technische inrichting van de website definitief is vastgesteld.

17. Privacyrechten

Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, verzoeken om:

• Inzage.
• Correctie.
• Verwijdering.
• Beperking van verwerking.
• Bezwaar tegen verwerking.
• Gegevensoverdraagbaarheid.
• Intrekking van toestemming.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@laurameintsfotografie.com.

Wij reageren in beginsel binnen één maand, overeenkomstig de AVG. Indien noodzakelijk kan deze termijn volgens de wettelijke regels worden verlengd.

18. Klachten

Bij vragen of klachten over persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@laurameintsfotografie.com.

Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werkzaamheden, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.